Motowilczuk Izabela Bücher

ŚRODKI TRWAŁE W BUDOWIE (INWESTYCJE 1. Środki trwałe w budowie (inwestycje) 2. Nabycie środka trwałego gotowego do użytku 3. Środki trwałe nabyte w stanie wymagającym montażu lub przystosowania na potrzeby jednostki 4. Środki trwałe wytwarzane siłami własnymi lub obcymi 5. Zaniechanie budowy środka trwałego 6. Nieodpłatne przekazanie inwestycji 7. Nakłady na środki trwałe w czasie ich użytkowania 8. Inwestycje w obce środki trwałe 9. Ewidencja księgowa środków trwałych w budowie 10. Kwalifikacja nakładów na środki trwałe w planach finansowych

Gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania jest ważnym obszarem narażonym na powstawanie nadużyć. Mimo to ogólnie obowiązujące przepisy w ogóle nie normują związanych z tym zasad. Nie ma ogólnie ustalonej definicji druków ścisłego zarachowania stosowanych w gospodarce finansowej jednostek. Nie ma też ich katalogu ani określonych zasad ich ewidencji i kontroli. Związane z tym procedury musi ustalić we własnym zakresie kierownik jednostki. Z Poradnika można się dowiedzieć m.in.: jakie druki stosowane w księgowości trzeba zaliczać do druków ścisłego zarachowania, w jaki sposób można zapewnić podział kluczowych obowiązków w zakresie nabywania, ewidencjonowania, wykorzystywania i rozliczania druków, jak powinny wyglądać procedury chroniące druki przed nieupoważnionym dostępem i wykorzystaniem ich do defraudacji lub jej ukrycia, jak ocechowywać i ewidencjonować druki. Wszystkie przedstawione unormowania zostały zobrazowane przykładami z praktyki. W Poradniku znajdują się także wzory w zakresie gospodarowania drukami ścisłego zarachowania, m.in. zarządzeń, protokołów, upoważnień, pism i oświadczeń. Dla poszczególnych dowodów pokazano także zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania dotyczące operacji ich przyjęcia na stan, wydania, zwrotu druków niewykorzystanych i ponownego ich przyjęcia na stan, zwrotu druków anulowanych i kopii zapasowych. Dopełnieniem Poradnika jest dodatek specjalny – Ramowa instrukcja druków ścisłego zarachowania. Instrukcja została opracowana jako zbiór zapisów, z których należy wybrać odpowiednie postanowienia przy tworzeniu własnej instrukcji gospodarki drukami ścisłego zarachowania jednostki. Jednostki mogą skorzystać z przygotowanych zapisów. Na tej podstawie można ustalić własne przepisy wewnętrzne w tym zakresie.

Wszystkie prace związane z przygotowaniem ksiąg do zamknięcia roku wykonywane przez pracowników księgowości powinien nadzorować główny księgowy. Szczególnie w tym roku prawidłowa organizacja prac w tym zakresie jest ważna – ze względu na komplikacje związane ze stanem epidemii COVID-19, takie jak np. absencja pracowników, praca zdalna czy zamknięcie jednostek z powodu kwarantanny lub lockdownu. Najlepsze rozwiązania przedstawił Komitet Standardów Rachunkowości w wydanych rekomendacjach w zakresie sporządzania sprawozdania finansowego za 2020 r. w czasie COVID-19. W części II omówiono konta syntetyczne zespołów: 3, 4, 5, 6, 7 i 8. Z części II Poradnika można dowiedzieć się m.in.: jakimi metodami inwentaryzuje się rzeczowe aktywa obrotowe, fundusze oraz pozostałe aktywa i pasywa, kiedy i pod jakimi warunkami można zmienić metodę inwentaryzacji aktywów ze spisu z natury i uzgodnienia sald na weryfikację sald, w jakich terminach przeprowadzać inwentaryzację poszczególnymi metodami i wykonywać poszczególne procedury przygotowawcze do zamknięcia ksiąg rachunkowych, jak wyceniać aktywa i pasywa dla celów ich ujęcia w bilansie i na jakich kontach są ujmowane potrzebne do tego dane liczbowe, jakie czynności w procesie przygotowania do zamknięcia ksiąg rachunkowych powinny być wykonywane przez pracowników komórki księgowości, a jakie przez pracowników komórek merytorycznych, na co zwrócić szczególną uwagę przy ustalaniu wartości szacunkowych w warunkach kryzysu wywołanego epidemią COVID-19, jakie rekomendacje w zakresie sporządzania sprawozdania finansowego za 2020 r. w czasie COVID-19 wydał Komitet Standardów Rachunkowości.

W czasie COVID-19 kierownicy jednostek nie mają prawa w drodze wewnętrznych zarządzeń zmieniać ustawowych terminów przeprowadzania inwentaryzacji oraz sporządzania i zatwierdzania sprawozdania finansowego za 2020 r. Wszystkie prace związane z przygotowaniem ksiąg do zamknięcia roku wykonywane przez pracowników księgowości powinien nadzorować główny księgowy. Szczególnie w tym roku prawidłowa organizacja prac w tym zakresie jest ważna – ze względu na komplikacje związane ze stanem epidemii COVID-19, takie jak np. absencja pracowników, praca zdalna czy zamknięcie jednostek z powodu kwarantanny lub lockdownu. Poradnik ma służyć pomocą głównemu księgowemu i podległym mu pracownikom księgowości w prawidłowym przeprowadzeniu prac związanych z zamknięciem roku. W Poradniku dla każdego konta syntetycznego ewidencji bilansowej wskazano: znaczenie sald tego konta, rozliczenia, jakie trzeba wykonać na koniec 2020 r. i na początku 2021 r., zasady inwentaryzacji aktywów i pasywów, zasady kontroli zapisów, zasady wyceny dla celów bilansowych aktywów lub pasywów. W części I Poradnika omówiono kwestie związane z zamykaniem ksiąg rachunkowych w zakresie kont syntetycznych zespołów: 0, 1 i 2. Pozostałe zespoły kont będą omówione w części II. Dla poszczególnych kont wskazano czynności, jakie muszą być wykonane, kto powinien je wykonać, a kto nadzorować. Podano także przykłady nieprawidłowości, jakie można wykryć przy przeprowadzaniu rocznej weryfikacji dokumentów księgowych i ksiąg rachunkowych. Z Poradnika można dowiedzieć się m.in.: jakie zmiany w procedurach i terminach zamykania ksiąg jednostki mogą same wprowadzać w razie problemów z ich dotrzymaniem z powodu COVID-19, a jakie są niedopuszczalne, jakimi metodami inwentaryzuje się aktywa i pasywa ujmowane na kontach zespołów 0, 1 i 2, kiedy i pod jakimi warunkami można zmienić metodę inwentaryzacji aktywów ze spisu z natury i uzgodnienia sald na weryfikację sald, w jakich terminach przeprowadzać inwentaryzację poszczególnymi metodami i wykonywać poszczególne procedury przygotowawcze do zamknięcia ksiąg rachunkowych, jak wyceniać aktywa i pasywa na potrzeby ich ujęcia w bilansie i na jakich kontach są ujmowane potrzebne do tego dane liczbowe, jak szybko sprawdzać prawidłowość zapisów na różnych kontach, porównując wyłącznie ich salda, jakie czynności w procesie przygotowania do zamknięcia ksiąg rachunkowych powinny być wykonywane przez pracowników komórki księgowości, a jakie przez pracowników komórek merytorycznych.

Mimo że ustalenie kwot należności, które są możliwe do uzyskania, jest tak istotne, w sektorze publicznym aktualizacja należności jest wciąż tematem problematycznym. Większość jednostek należących do tego sektora albo nie przeprowadza jej wcale, albo robi to nieprawidłowo. Kontrolujący stwierdzają liczne błędy Powszechne zaniechanie prowadzenia ewidencji pomocniczej w zakresie odpisów aktualizujących według dłużników powoduje, że jednostki w ogóle nie ujmują w księgach rachunkowych operacji podwyższenia, odwrócenia i usunięcia odpisów aktualizujących. Zamiast tego corocznie pod datą 31 grudnia wyksięgowują pełną kwotę odpisów aktualizujących wprowadzoną w roku poprzednim i zastępują ją kwotą ustaloną w roku bieżącym. Aktualizacja należności jest obowiązkiem głównego księgowego oraz pracowników komórki księgowości. Z Poradnika można dowiedzieć się m.in.: jakie należności trzeba aktualizować, z jaką częstotliwością i w jakim terminie należy przeprowadzać aktualizację należności, kto odpowiada za wykonywanie i nadzorowanie prac w tym zakresie, na czym polega aktualizacja należności metodą indywidualną i grupową, jak stosować przepisy uor w zakresie ustalania wielkości odpisów aktualizujących dłużników postawionych w stan likwidacji, upadłości czy objętych postępowaniem restrukturyzacyjnym, a także dłużników kwestionujących należności czy zalegających z ich zapłatą, w jakich warunkach jest wymagane podwyższenie odpisów aktualizujących, ich odwrócenie lub cofnięcie, jak należy prowadzić ewidencję syntetyczną i pomocniczą odpisów aktualizujących należności. Poszczególne zagadnienia zostały zilustrowane licznymi przykładami z praktyki. Poza tym w Poradniku przedstawiono wzór postanowień polityki rachunkowości dotyczący zasad przeprowadzania, dokumentowania i ewidencji aktualizacji należności. Dopełnieniem Poradnika jest zestaw testów kontrolnych. Testy te mogą służyć pomocą przy ustalaniu w polityce rachunkowości procedur związanych z aktualizacją należności oraz ich wykonywaniem.

Prace z zakresu gospodarki finansowej, rachunkowości i sprawozdawczości jednostek sektora finansów publicznych są regulowane przez przepisy prawne, które określają sposób i terminy ich realizacji. W praktyce pojawia się wiele wątpliwości dotyczących obliczania terminów oraz postępowania, gdy przypadają one na dni wolne od pracy. Przygotowane kalendarium na I półrocze 2022 r. zawiera istotne terminy dla księgowych, w tym obowiązkowe płatności z tytułu zobowiązań podatkowych, rozliczenia budżetów JST z budżetem państwa oraz szczegółowe procedury wykonania budżetu państwa. Wskazano również terminy związane z zakończeniem roku obrotowego 2021, prowadzeniem ksiąg rachunkowych w 2022 r., sprawozdawczością finansową, budżetową oraz zadaniową. Podano jedynie terminy ustalone przepisami na konkretne dni lub te, które można obliczyć, natomiast pozostałe jednostki muszą wyliczyć samodzielnie. Poradnik ten z pewnością ułatwi głównemu księgowemu oraz pracownikom służb finansowo-księgowych przestrzeganie terminów wypełniania nałożonych obowiązków.